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Las carpetas y archivadores son herramientas utilizadas para organizar y almacenar documentos, papeles y otros materiales. A continuación, se proporciona información detallada sobre las carpetas y archivadores:

Carpetas:

Las carpetas son herramientas utilizadas para almacenar y organizar documentos, papeles y otros materiales. Las carpetas se fabrican en una variedad de tamaños, formas y colores para satisfacer las necesidades de organización y almacenamiento. Las carpetas más comunes son las de tamaño carta, que son de 8.5 pulgadas por 11 pulgadas. Las carpetas también se fabrican en tamaños legales, que son de 8.5 pulgadas por 14 pulgadas, y en tamaños para tarjetas de presentación, que son de 2 pulgadas por 3.5 pulgadas.

Las carpetas se utilizan en oficinas, escuelas, hogares y otros lugares donde se necesita una organización y almacenamiento de documentos. Las carpetas se utilizan para almacenar documentos importantes, como registros financieros, información de empleados, registros médicos y documentos legales.

Las carpetas se pueden clasificar en diferentes categorías, como carpetas de archivos, carpetas colgantes, carpetas de anillas y carpetas de presentación.

Archivadores:

Los archivadores son herramientas utilizadas para almacenar y organizar documentos, papeles y otros materiales en un espacio de almacenamiento compacto. Los archivadores se fabrican en una variedad de tamaños, formas y colores para satisfacer las necesidades de organización y almacenamiento.

Los archivadores se utilizan en oficinas, escuelas, hogares y otros lugares donde se necesita una organización y almacenamiento de documentos. Los archivadores se utilizan para almacenar documentos importantes, como registros financieros, información de empleados, registros médicos y documentos legales.

Los archivadores se pueden clasificar en diferentes categorías, como archivadores verticales, archivadores horizontales, archivadores de cajones y archivadores de seguridad.

En general, tanto las carpetas como los archivadores son herramientas útiles para organizar y almacenar documentos y papeles importantes. La elección de una carpeta o archivador específico dependerá de las necesidades de organización y almacenamiento de cada individuo o empresa.

¿Cómo organizar documentos en archivadores y carpetas de anillas?

agosto 21, 2018La papelería

A lo largo y ancho de las oficinas de todo el mundo, siempre habrá archivadores de anillas. Es el producto de papelería preferido por muchos y muchas para almacenar, organizar y preservar sus documentos. Aquí, como en todo, hay alternativas; por ejemplo: las carpetas colgantes. Pero hoy nos toca versar sobre archivadores.

Para archivar las hojas solo necesitas un útil: la perforadora de papel, una herramienta de oficina barata que encuentras en cualquier papelería online. Archivar folios en el archivador es tarea sencilla. Y mantenerlos en perfecto orden también es fácil. Solo debes organizarlos bajo las pestañas de los separadores de archivo. Y de ellos vamos a hablar en el próximo capítulo.

¿Cómo organizar documentos en archivadores y carpetas de anillas?

agosto 21, 2018La papelería

A lo largo y ancho de las oficinas de todo el mundo, siempre habrá archivadores de anillas. Es el producto de papelería preferido por muchos y muchas para almacenar, organizar y preservar sus documentos. Aquí, como en todo, hay alternativas; por ejemplo: las carpetas colgantes. Pero hoy nos toca versar sobre archivadores.

Para archivar las hojas solo necesitas un útil: la perforadora de papel, una herramienta de oficina barata que encuentras en cualquier papelería online. Archivar folios en el archivador es tarea sencilla. Y mantenerlos en perfecto orden también es fácil. Solo debes organizarlos bajo las pestañas de los separadores de archivo. Y de ellos vamos a hablar en el próximo capítulo.

A estos juegos de pestañas hay quien los llama abecedarios. Por cierto, fíjate en que los separadores incluyen una hoja entera para las letras más usadas en castellano. Por el contrario, a las letras de menor frecuencia —como la X, H, Q, Y— les toca compartir cuarto: duermen en litera.

Lo anterior quiere decir que de alguna manera los separadores alfabéticos son incompatibles entre el español y el inglés. Porque en la lengua anglosajona la frecuencia de uso de las letras es otra.

Pero no nos desviemos. En los alfabéticos, como en el resto de separadores encontrarás una hoja índice. La carátula. En ella podrás, si así lo necesitas, anotar el contenido de cada apartado. Por supuesto, en los de colores esta primera hoja es más importante.

Pasemos ahora a ver los índices numéricos.

2. Índices o separadores numéricos

Según la naturaleza de tus documentos, en ocasiones no querrás ordenarlos alfabéticamente, sino por su fecha. Para esto los fabricantes de separadores te ofrecen los índices numéricos.

Los divisores con pestañas numéricas son índices útiles para organizar la información según el día del mes (o el mes del año). Los más comunes son los siguientes:

Días del mes: numerados del 1 al 31. Incluyen una hoja por día

Meses del año: marcados del 1 al 12. Un mes por hoja

Días de la semana: del 1 al 5 ó del 1 al 7. Para organizar información de lunes a viernes o de lunes a domingo

Sin especificar: otras series, por ejemplo, con lengüetas de número 1 al 10.

¿Y si no te cuadra ni el orden alfabético ni el numérico? ¡Pues entonces necesitas dientes de colores!

3. Separadores con pestañas de colores

Cuando tus papeles no son clasificables ni por fecha ni por un atributo alfabetizable, necesitas los tradicionales separadores con pestañas de colores. Como los anteriores, los podrás comprar con más o menos dientes. Cinco o diez posiciones es lo habitual.

Como te dije antes, es en estos divisores de archivo donde brilla la hoja índice en todo su esplendor. Sí, la carátula. Que es la que usarás para saber qué se esconde debajo de cada color. Porque, evidentemente, a menos que los resaltos rotules, no tendrás otra pista sobre los departamentos.

Tamaños, formatos, materiales, marcas…

Vamos a ir concluyendo. Pero aún nos quedan puntos importantes que deben ser tratados.

Primero, para cada tamaño de archivador vas a necesitar un juego concreto de separadores. No es lo mismo una carpeta vertical A4, que un archivador apaisado (horizontal) de tamaño cuartilla.

Los tamaños de separadores más usados son el A4 y el folio. En cualquier tienda online de material de oficina podrás comprar separadores de archivo en estos y otros tamaños, como el A3 (un doble A4) o el A5 (la mitad del A4). Por cierto, los formatos apaisados difíciles de encontrar, pues apenas se usan. Y ninguna papelería quiere tener existencias de productos con poca demanda…

En segundo lugar, los divisores con lengüetas para archivo se fabrican con distintos materiales. Cartulina y plástico son los más comunes. Los de cartulina son más baratos, pero también menos resistentes.

En cuanto a las marcas, una de las más conocidas es Esselte. En su catálogo de separadores para carpetas podrás encontrar incluso versiones borrables o imprimibles.